Miten hallita aikaa tehokkaammin töissä

ironisesti, ajanhallinta on ongelma, jota me kaikki kohtaamme, mutta meillä ei ole aikaa käsitellä. On kuitenkin syytä tehdä vähän aikaa, kun analysoidaan, miten "vietämme" aikaa ja miettimään, miten tehokkaampi olla. Ajan tehostaminen työssä on mahdollista, mutta meidän on kohdattava ongelma.

Loppujen lopuksi aika kuluu. Mitä enemmän aikaa kuluu ongelman ratkaisematta, sitä enemmän aikaa menetämme, sitä enemmän energiaa me tuhlaamme ja mitä enemmän mahdollisuuksia päästämme. Siksi on välttämätöntä analysoida tapa hallita aikaa tarvittavien muutosten toteuttamiseksi. 

21 vinkkejä ajan hallintaan ja tehokkuuden parantamiseen

Ajanhallinta on monimutkainen kysymys, joka vaihtelee tuottavuuden lisäämisestä työn ja perhe-elämän tasapainottamiseen, palamisen välttäminen, hyvien tapojen luominen tai pitkän aikavälin tavoitteiden asettaminen muun muassa. Suunnittelu ja priorisointi ovat perusta, jotta voimme hallita aikamme ja elämäämme ammatista riippumatta. Kirjoittaja Jory MacKay ehdottaa 21 strategiaa ajan tehokkaaseen hallintaan.

Ymmärrä, missä aika on menossa

Ajanhallinta ei tarkoita tuhlauksen pelkoa. Kyse on siitä, miten voimme hyötyä aikamme viisaasta käytöstä, selittää MacKay. Näin ollen ensimmäiset vinkit ja strategiat:

1. Ymmärrä, miksi ajanhallinta on tärkeää. Ajanhallinta ei ole pelkän ajanhukan pelon tukahduttaminen. Kyse on siitä, miten voimme ymmärtää aikamme viisaasti käyttämäsi hyödyt.

2. Ole realistinen siitä, kuinka paljon työtä voit itse tehdä päivässä. Voimme ajatella aikaa resurssina, jota tarvitsemme vain enemmän, mutta enemmän aikaa ei tarkoita tuottavampaa aikaa. Ajanhallinnan yksinkertaisin muoto on ajastaa, milloin ja missä työskentelet.

3. Tutustu, mihin tuhlaat aikaa. Mitä enemmän ymmärrät, miten vietät päiväsi, sitä tehokkaampi on ajallisen hallinnoinninne.

4. Määritä päivittäiset tavoitteet ja hälytykset siitä, miten vietät aikaa. Kun sinulla on yleiskuva siitä, miten vietät aikaa, voit tehdä muutoksia päivittäin.

5. Luo aamurutiini, joka motivoi sinua. Hyvä aamu rutiini voi valmistaa teitä tuottavaan ja mielekkääseen työpäivään, sillä se antaa sinulle mahdollisuuden aloittaa positiivisella impulssilla, että hyödytte loppupäivän aikana.

6. Multitaskingista luopuminen. Tutkimukset ovat osoittaneet, että ihmisten on mahdotonta keskittyä useampaan kuin yhteen tehtävään kerrallaan. Kun huomaat itsesi menettämättä keskittymistäsi, lopeta ja kirjoita, mitä ajattelet ennen kuin palaat käsillä olevaan tehtävään.

Priorisoi mielekästä työtä ja siirrä loput

Kun tiedämme, mihin aikamme on menossa, meidän on päätettävä, mitä meidän pitäisi (eikä pitäisi) käyttää aikaa, selittää MacKay. Tätä varten:

7. Erota kiireellinen ja tärkeä työ. Se, mikä on kiireellistä siitä, mitä ei ole, ja mikä on tärkeää tai mikä ei ole, auttaa sinua priorisoimaan aikaa ja piirtämään kalenterin, jonka avulla voit tehdä tärkeämpää työtä ja vähemmän kuin mikä ei ole tärkeää..

8. Priorisoi ilman armoa. Valitse tärkeimmät tavoitteet ja keskity niihin.

9. Käytä 30X-sääntöä siirtämään lisää tehtäviä. Mackay ehdottaa, että noudatetaan Rory Vadenin ehdottamaa sääntöä, jossa ehdotetaan, että annamme 30 kertaa enemmän aikaa, kun me tarvitsemme tehtävän, jolla joku muu kouluttaa. Ottaen aikaa siirtää ja kouluttaa toinen henkilö antaa sinulle nettovoiton 1100 minuuttia vuodessa. Tai kuten Vaden sanoo, että ROTI: n kasvu on 733% (tuottoaika).

10. Hae sanat "ei". Chicagon yliopiston artikkelin mukaan, joka julkaistiin Journal of Consumer Research, sanoen "en" jotakin, "en voi" sijaan, osallistujat saivat erottaa itsensä ei-toivotuista sitoumuksista paljon helpommin.

Luo tehokas päivittäinen aikataulu

Kun edellä on tehty, on aika suunnitella aikataulu hallita aikaa tehokkaasti.

11. Aseta aikataulut, ei määräaikoja. Mackayn lomakohteet ovat James Clearin neuvoja. Sen sijaan, että olisit antanut itsellesi määräajan tietyn tavoitteen saavuttamiseksi (ja tuntuu sitten epäonnistuneena, jos et onnistu), valitse tärkeä tavoite ja aseta aikataulu vastaavasti.

12. Ohjelmoi aika, ei tehtävien kanssa. Ota suuria tehtäviä ja jaa ne ajoitettuun istuntoon. Järjestämällä päivä aikatauluttamalla aikaa kotitehtävän sijasta, siirrymme aikataulun hallinnasta tuntemattoman päivämäärän (tehtävän) ympärille tunnetuksi ajaksi.

"Kalenteri on rajallinen; On vain tietty määrä tunteja päivässä. Tämä tosiasia tulee selväksi tällä hetkellä, kun yritämme laittaa epärealistisen määrän asioita rajalliseen tilaan ". 

-Peter Bregman-

13. Aikataulut keskeytysten ja taukojen aikaan. Tarvitsemme aikaa levätä ja olettaa, että katkoksia tapahtuu. Se ei ole laskenut kaoottista. Keskeytykset saapuvat tai kehomme kertovat meille, että meidän täytyy tehdä tauko. Jos emme ole ottaneet sitä huomioon, kun tämä tapahtuu, yhtäkkiä meidän täysin muotoiltu ohjelma tulee alas.

14. Erillinen aika valmistaja aikaa johtaja. Se on erittäin helppo täyttää hallinnollisilla tehtävillä eikä jätä riittävästi aikaa merkitykselliseen työhön. Yksi asia on do ja toinen hoitaa.

15. Toiminta erä koko viikon ajan. Ryhdy samankaltaisiin toimintoihin ja hyödynnä käynnistysvaiheesi. Soveltuu Newtonin liikkeen ensimmäiseen lakiin tuottavuuteen: "Liike liikkuu, pysyy liikkeessä".

Hallitse aikaa hyväkseen

Kalenterisi tai aikajanasi eivät ole ainoa aikaa hallitseva työkalu. Mackay ehdottaa tapoja, joita voit käyttää työpaikalla ja jotka voivat vaikuttaa siihen, miten työskentelet.

16. Testaa menetelmä Popcorn työpaikalla avata aika. Työpaikan sijainnin muuttaminen päivän aikana voi olla erinomainen tapa ylläpitää motivaatiota ja tuottavuutta. Tämä Joel Runyonin tekniikka toimii näin:

• Kirjoita kaikki tehtävät, jotka sinun on tehtävä tänään.
• Jaa kyseinen luettelo kolmeen yhtä suureen osaan tai kolmeen ryhmään (erät, jotka ovat nähtävissä neuvostossa 15).
• Valitse jokaiselle työpisteelle 3 eri paikkaa.

17. Työskentele kehon luonnollisen energiakierron kanssa. Työskentele tekemällä sitä, mikä parhaiten sopii sinulle, jotta et vain ajattele ajastasi, vaan myös energiaa.

Suojaa aikaa

Ei tule koskaan olemaan puutteellisia asioita, jotka yrittävät käyttää aikaa. Siksi sinun on suojeltava sitä, jotta sitä ei käytettäisi väärin. Mackay ehdottaa näitä vinkkejä sen saavuttamiseksi:

18. Käytä strateginen laiskuus työskennellä oikeiden asioiden parissa. "Strategisen laiskuuden" käsite viittaa työn ja tehtävien priorisointiin, jotka ovat tärkeitä ja sallivat itsensä olla laiskoja, joissa heillä ei ole merkitystä.

"Mikään ei ole vähemmän tuottavaa kuin tehostaa sitä, mitä ei pitäisi tehdä lainkaan".

-Peter Drucker-

19. Automatisoi keskittymätön ajanjakso koko päivän. On tärkeää varmistaa, että kohdennetut työjaksot kehittyvät sujuvasti. Tätä varten on tärkeää suojella itseäsi häiriötekijöiltä. On työkaluja, joiden avulla voit viestiä muille, että et ole automaattisesti käytettävissä. Jos ei, voit etsiä tapoja antaa muiden tietää, että olet työhetkellä, jossa et voi häiritä.

 20. Viimeistele päivä oikein Ivy Lee -menetelmällä. Ivy Lee ehdotti tätä yksinkertaista viisivaiheista päivittäistä rutiinia saavuttaakseen maksimaalisen tuottavuuden:

• Kirjoita kunkin työpäivän päätteeksi kuusi tärkeintä asiaa, jotka sinun täytyy saavuttaa huomenna. Älä kirjoita yli kuusi tehtävää.
• Anna etusijalle nämä kuusi elementtiä tärkeysjärjestyksessä.
• Seuraavana päivänä keskity vain ensimmäiseen tehtävään. Työskentele, kunnes olet suorittanut ensimmäisen tehtävän, ennen kuin siirryt toiseen tehtävään.
• Lähesty samalla tavalla muuhun luetteloon. Siirrä keskeneräiset kohteet päivän päätteeksi uuteen luetteloon, jossa on kuusi tehtävää seuraavana päivänä.
• Toista tämä prosessi joka työpäivä.

21. Älä unohda vapaa-ajan etuja. Ajan hallinta ei tarkoita vain työskentelyä. Jos haluat löytää tasapainon työelämässä, joka pitää meidät terveenä ja onnellisena, meidän on varmasti jätettävä aikaa levätä, rentoutua ja seurustella.

Ajan hallinta ja tuottavuuden parantaminen on haaste kaikille. Meidän on kuitenkin tiedostettava, että meidän on lopetettava ja miettiä, mitä teemme, miten teemme sen ja mitä todella haluamme saavuttaa. Tämä ei välttämättä tarkoita työskentelyä, puhumattakaan viimeistelystä.

Voit viettää aikaa, mitä tarvitset, analysoidaksesi rutiineja ja miettimällä tehtäviäsi uudelleen. Näiden ohjeiden avulla voit hallita paljon aikaa työskennelläsi tai opiskella ja saada parempia tuloksia.

Korkean suorituskyvyn kolme vaihetta Manuel Coloman mukaan Korkea suorituskyky ei ole vain eliitin urheilijoille tai suurille liikemiehille / naisille tarkoitettu käsite. Me kaikki voimme pyrkiä olemaan korkean suorituskyvyn ihmisiä, koska me kaikki voimme tulla paljon enemmän kuin olemme nyt, paljon enemmän kuin me koskaan voisimme kuvitella. Lue lisää "